Microsoft Teams: meer dan alleen chatten

Microsoft Teams

Wat ooit begon als een intern project is nu uitgegroeid tot een van de snelst groeiende samenwerkingstools op de markt. Veel mensen kennen Microsoft Teams als een platform waar je met collega’s en klanten kan chatten en videobellen. In werkelijkheid kun je héél veel verschillende kanten uit met Teams. In deze blog gaan we dieper in op alle mogelijkheden die het programma biedt voor je organisatie.

Teams begon als een tegenhanger van het programma Slack. Het grootste verschil (momenteel) is de functionaliteiten binnen de applicaties. Een van de meest opvallende verschillen is dat Teams het toelaat om (tot) 10.000 mensen te laten deelnemen aan video conferences. Slack heeft een maximum van 15 personen.
Daarnaast heeft Slack aparte abonnementen om de meest nuttige tools te kunnen gebruiken, Teams (met alle functionaliteit) zit inbegrepen in de meeste abonnementen voor Office 365 en is er een gratis variant te downloaden.

 

‘Van alles’

In de workshop die we recent hebben gegeven voor ZP Arnhem hebben we het volgende voorgelegd: Stel jezelf de vraag; welke communicatiekanalen gebruik je momenteel in voor je projecten?

De conclusie: ‘van alles‘. Een logische reactie, veel mensen zijn gewend met verschillende communicatiekanalen te werken om projecten op te zetten en te begeleiden.

Dit heeft voordelen (het is fijn te werken met tools die je gewend bent), daartegenover staan wel een aantal nadelen:

  • Inspraak – het is lastig inspraak in projecten te krijgen als de communicatie niet centraal loopt
  • Overzicht – hoe ver zijn we met het project, wat moet er nog gebeuren en in welke tool ga je dit aangeven waar iedereen bij kan?
  • Geen centraal punt – het project verspreid zich over verschillende communicatiekanalen voor het werk dat wordt gedaan; voor alles een aparte tool
  • Ruis – een stroom aan mailtjes gaat verloren in de stapel, de WhatsApp groep heeft 300 gemiste berichten sinds gisteren, hoe ga je daar de belangrijke punten tussenuit filteren?

Hoe kan Teams hierbij ondersteunen? Om deze vraag te beantwoorden kijken we naar twee specifieke onderdelen; Communicatie en Projectmanagement.

 

Teams als communicatiekanaal

Je kunt binnen Teams communicatie verdelen in drie groepen: individueel, via kanalen per team (projectgroep).
De opzet van het programma is zo dat je een hiërarchie krijgt waarin je personen kunt onderverdelen.
Van groot naar klein krijg je het volgende: Organisatie -> Team -> Kanaal.

Individuele communicatie werkt hetzelfde als bijvoorbeeld WhatsApp of (vroeger) Skype. We kijken daarom naar de onderdelen die interessant zijn voor projectmanagement; kanalen.

 

Het nut van kanalen

Een kanaal is een verzameling van personen die je bij elkaar zet. Meestal is dit op basis van een project. Zo hebben we ons eigen Team ‘WebsiteBouwers’ (zie voorbeeld).

WebsiteBouwers kanaal binnen Teams

Deze heeft een aantal kanalen waarin verschillende stukken van het project worden geregeld.
Wat is de handigste manier om communicatie voor projecten aan te pakken? Dat verschilt voor iedereen natuurlijk, een voorbeeld van hoe wij het hebben opgelost is:

  • ‘General’ (algemeen) voor algemene en off-topic gesprekken
  • ‘Announcements’ (aankondigingen) voor algemene aankondigingen die betrekking hebben op het project maar waar niet specifiek gereageerd op hoeft te worden
  • ‘Planning’ (planning) spreekt voor zich; er zit een kalender in dit kanaal waarover gediscussieerd kan worden
  • ‘Resources’ (bronnen) is vooral gericht op het delen van bestanden. Alles wat er nodig is voor het huidige project is hier beschikbaar voor iedereen die toegang heeft. Hiervoor werken we met Sharepoint.

Door deze scheiding van gesprekken als verschillende onderwerpen is het makkelijk om over specifieke onderwerpen te praten zonder dat het door elkaar heen loopt.

Het is ook mogelijk om verschillende manieren van communiceren te integreren binnen een kanaal. Teams heeft de mogelijkheid om apps te downloaden en in een kanaal te verwerken.
Handige apps om te gebruiken zijn bijvoorbeeld Outlook, waarmee je via Teams je mail kan gebruiken. Daarnaast gebruiken we ook een gedeelde agenda en ‘files’, wat Sharepoint gebruikt. Hierdoor kan iedereen bij relevante bestanden voor het project.

Kortom; Teams is te gebruiken als centraal punt voor alle types communicatie. In plaats van een verzameling verschillende apps en programma’s kun je alles vanuit Teams regelen.

 

Ook een workshop Teams volgen, of wil je Teams gaan gebruiken voor je eigen projectbeheer? We horen graag van je.

Volgende keer kijken we naar projectmanagement binnen Teams. Stay tuned!

Het logo van Teams
Scroll to Top